「今日はタスクを効率よくこなし、充実した１日だった！」
ちょっと待ってください。
そのタスクは本当に今日するべきことでしたか？
そのタスクは本当に緊急性があることでしたか？
そのタスクは本当に自分でなければできないことでしたか？
それは本当に仕事でしたか？
タスクを仕分けることで結構見えてくるものがあるものです。
ここでは、私がやっているバレットジャーナルのデイリーログの中の「７つの習慣」における「第３の習慣」のタスク管理について説明していきます。
タスク管理の狙いは以下の通りです。
- タスクの優先順位がわかるようになる
- 効果的な自己管理ができるようになる
- タスクに追われ重要な事項を見失わいようになる
それでは１つずつみてきましょう。
✅「第３の習慣」のタスク管理
「７つの習慣」はご存じでしょうか？
2018年の時点で44か国語に翻訳され、全世界3,000万部、日本でも累計200万部を売り上げ、ベストセラーとなった 「人格主義」にフォーカスしためちゃくちゃ有名な自己啓発本です。
「第３の習慣」はその中で主にタスク管理に関して語られており、「時間管理のマトリックス」として以下のように分類しています。
| 緊急 | 緊急でない | |
| 重要 | 第I領域 ・危険や災害、事故、病気 ・締め切り直線のタスク ・クレームへの対応 ・直前に迫った会議の資料づくり | 第II領域 ・人間関係作り ・体力づくり ・スキルアップ(自分を磨く) ・準備や計画 ・適度な息抜き |
| 重要でない | 第III領域 ・無意味な電話やメールへの対応 ・当然の来訪への対応 ・多くの会議 ・無意味な接待やつきあい ・多くの報告書 | 第IV領域 ・暇つぶし ・長時間、必要以上の息抜き ・だらだらとした電話 ・世間話 ・その他、無意味な活動 |
そしてこの４つの領域のうち「第II領域」にフォーカスしたタスク整理をしていくことになります。
✅第II領域にフォーカスするために
「第II１領域を増やして自分の投資することの重要性はわかるけど、忙しくてそれどこじゃ・・・」
分かります。わたしもそうでした。
では具体的な方法を見ていきましょう。
・「NO」という根拠を持つ
限られた時間を配分し、第II領域に使う時間を増やす場合、どうしたってほかの領域を減らす必要があります。
「第IV領域」を減らすことはもちろんですが、勤務中はおそらく「第I領域」「第III領域」の時間が多くはありませんんか？
しかし「第I領域」をリスケなんてできないでしょう。
ですから「第III領域」を考え直す必要があります。
それは「タスクを断る勇気」ではなく「タスクを断る根拠」を持つための考え直しです。
結構、今（あるいは今日中）にやるべきことはないんですよね。
「〇月〇日までに完了させます」
などとリスケして「第III領域」を「第IV領域」に立て直していけばいいという考え方です。
・人にまかせる
これは自分でやるべきかどうかを考え直すということです。
「自分が頼まれたから自分でやる」
と反射的にToDoリストに加えてませんか？
これも結構自分でなくてもいいタスクがあるものです。
雑多なことであれば、部下やそのタスクが得意な同僚にまかせればいいということです。
そして、あなたが管理職であればあるほどこの方法は非常に重要になます。
それは・・・
「人を育てる」
ことになるからです。
自分の部下やチームの成長となり得るタスクかどうかは、そのタスクの所有者である自分がよくわかっているはずです。
ここは「勇気」が必要になることもあるとは感じますが、それができると
「人を育て」「自分の時間が増え」「早めな処理による依頼者への満足感獲得」とwin-winの関係が保たれるということになります。
✅まとめ
１週間単位でスケジューリングし、あらかじめ「第II領域」の時間を確保することが非常に大事になります。
そのために、それ以外のタスクを「第I領域」と「第III領域」に仕分けし、特に「第III領域」については、「任せられる教育的タスク」「任せられる消化目的のタスク」「断るあるいは先延ばしにするタスク」にさらに仕分けする必要があります。
