【第3の習慣】タスク管理について

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「今日はタスクを効率よくこなし、充実した1日だった!」

ちょっと待ってください。
そのタスクは本当に今日するべきことでしたか?
そのタスクは本当に緊急性があることでしたか?
そのタスクは本当に自分でなければできないことでしたか?
それは本当に仕事でしたか?

タスクを仕分けることで結構見えてくるものがあるものです。
ここでは、私がやっているバレットジャーナルのデイリーログの中の「7つの習慣」における「第3の習慣」のタスク管理について説明していきます。

タスク管理の狙いは以下の通りです。

  • タスクの優先順位がわかるようになる
  • 効果的な自己管理ができるようになる
  • タスクに追われ重要な事項を見失わいようになる

それでは1つずつみてきましょう。

✅「第3の習慣」のタスク管理

「7つの習慣」はご存じでしょうか?
2018年の時点で44か国語に翻訳され、全世界3,000万部、日本でも累計200万部を売り上げ、ベストセラーとなった 「人格主義」にフォーカスしためちゃくちゃ有名な自己啓発本です。
「第3の習慣」はその中で主にタスク管理に関して語られており、「時間管理のマトリックス」として以下のように分類しています。

緊急緊急でない
重要第I領域
・危険や災害、事故、病気
・締め切り直線のタスク
・クレームへの対応
・直前に迫った会議の資料づくり
第II領域
・人間関係作り
・体力づくり
・スキルアップ(自分を磨く)
・準備や計画
・適度な息抜き
重要でない第III領域
・無意味な電話やメールへの対応
・当然の来訪への対応
・多くの会議
・無意味な接待やつきあい
・多くの報告書
第IV領域
・暇つぶし
・長時間、必要以上の息抜き
・だらだらとした電話
・世間話
・その他、無意味な活動

そしてこの4つの領域のうち「第II領域」にフォーカスしたタスク整理をしていくことになります。

✅第II領域にフォーカスするために

「第II1領域を増やして自分の投資することの重要性はわかるけど、忙しくてそれどこじゃ・・・」
分かります。わたしもそうでした。

では具体的な方法を見ていきましょう。

・「NO」という根拠を持つ

限られた時間を配分し、第II領域に使う時間を増やす場合、どうしたってほかの領域を減らす必要があります。
「第IV領域」を減らすことはもちろんですが、勤務中はおそらく「第I領域」「第III領域」の時間が多くはありませんんか?
しかし「第I領域」をリスケなんてできないでしょう。
ですから「第III領域」を考え直す必要があります。

それは「タスクを断る勇気」ではなく「タスクを断る根拠」を持つための考え直しです。
結構、今(あるいは今日中)にやるべきことはないんですよね。
「〇月〇日までに完了させます」
などとリスケして「第III領域」を「第IV領域」に立て直していけばいいという考え方です。

・人にまかせる

これは自分でやるべきかどうかを考え直すということです。
自分が頼まれたから自分でやる
と反射的にToDoリストに加えてませんか?
これも結構自分でなくてもいいタスクがあるものです。

雑多なことであれば、部下やそのタスクが得意な同僚にまかせればいいということです。
そして、あなたが管理職であればあるほどこの方法は非常に重要になます。

それは・・・

人を育てる

ことになるからです。
自分の部下やチームの成長となり得るタスクかどうかは、そのタスクの所有者である自分がよくわかっているはずです。
ここは「勇気」が必要になることもあるとは感じますが、それができると
「人を育て」「自分の時間が増え」「早めな処理による依頼者への満足感獲得」とwin-winの関係が保たれるということになります。

✅まとめ

1週間単位でスケジューリングし、あらかじめ「第II領域」の時間を確保することが非常に大事になります。
そのために、それ以外のタスクを「第I領域」と「第III領域」に仕分けし、特に「第III領域」については、「任せられる教育的タスク」「任せられる消化目的のタスク」「断るあるいは先延ばしにするタスク」にさらに仕分けする必要があります。

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